Verwerkersovereenkomst · bijgewerkt 3 oktober 2026

Hoe wij jouw gegevens voor je verwerken

Als je AI collega's laat werken met gegevens van je klanten, medewerkers en relaties, verwerken wij die gegevens namens jou. De AVG (artikel 28) vraagt dan om vaste afspraken. Die staan hieronder. Ze horen bij de voorwaarden en gelden zodra je een account aanmaakt; je hoeft niets te ondertekenen.

1. Wie is wie

• Jij, het bedrijf dat een account bij Shareboard aanmaakt, bent de verwerkingsverantwoordelijke. Jij bepaalt waarvoor de gegevens gebruikt worden.
• Wij, Shareboard, onderdeel van The Sixth Seat (Arclinq, KvK 81486421, Nederland), zijn de verwerker. Wij verwerken de gegevens alleen voor jou.
• Je eigen accountgegevens (naam, e-mailadres, betalingen voor je pakket) gebruiken wij ook voor onze eigen administratie. Daarvoor zijn wij zelf verantwoordelijk; dat staat in de privacyverklaring.

2. Onderwerp en duur

Deze overeenkomst gaat over alle persoonsgegevens die wij voor jou verwerken als je Shareboard gebruikt. Ze geldt zolang je account bestaat, en daarna tot we alles hebben teruggegeven of gewist (zie artikel 11). Opzeggen van je pakket beëindigt haar niet: je account blijft dan op Gratis bestaan.

3. Wat we doen en waarvoor

We verwerken gegevens alleen om Shareboard voor je te laten werken:

• AI collega's laten lezen in de systemen die jij koppelt, en laten opzoeken, samenvatten, voorbereiden en klaarzetten;
• na akkoord van iemand in je team iets uitvoeren in die systemen, zoals een mail versturen of een factuur aanmaken;
• gesprekken, documenten, lijsten en bestanden bewaren die jij of je AI collega's maken;
• binnenkomende meldingen beoordelen, ingesproken berichten omzetten in tekst en mail van Shareboard versturen;
• bijhouden welke AI collega wat deed en hoeveel tegoed dat kostte.

We gebruiken je gegevens niet voor eigen doelen, niet voor reclame en niet om AI-modellen te trainen, en we verkopen ze niet.

4. Welke gegevens en van wie

Welke gegevens precies, hangt af van wat jij koppelt, uploadt en vraagt. Meestal gaat het om:

• Van wie: je medewerkers en andere gebruikers van je account; je klanten, leveranciers en andere relaties; contactpersonen in je gekoppelde systemen; en mensen die in je mails, documenten of lijsten voorkomen.
• Welke: naam- en contactgegevens (naam, e-mailadres, telefoonnummer, adres); zakelijke gegevens (offertes, facturen, bestellingen, betalingen, rekeningnummers, afspraken, roosters); inhoud van mails, berichten en gesprekken; documenten, foto's en andere bestanden; en gebruiksgegevens (wie wat deed en wanneer).
• Liever niet: bijzondere persoonsgegevens, zoals gegevens over gezondheid, en het burgerservicenummer. Shareboard is daar niet voor ingericht. Wil je daar toch mee werken, overleg dan eerst met ons.

5. Wat wij beloven

• We verwerken alleen volgens jouw instructies: wat je in Shareboard instelt en vraagt, en deze overeenkomst. Vinden we dat een instructie in strijd is met de AVG, dan zeggen we dat meteen.
• Iedereen bij ons die bij je gegevens kan, heeft een geheimhoudingsplicht. Dat zijn alleen de mensen die het voor hun werk nodig hebben.
• We houden een register bij van de verwerkingen die we voor klanten doen.
• Moeten we gegevens afgeven omdat de wet dat eist, dan laten we het je vooraf weten, tenzij de wet ook dat verbiedt.

6. Subverwerkers

Voor een deel van het werk schakelen we andere partijen in. Door je account aan te maken geef je daarvoor algemene toestemming vooraf. De partijen van nu staan onderaan deze pagina.

• Komt er een partij bij of vervangen we er een, dan mailen we de beheerders van je account minstens 14 dagen van tevoren en passen we de lijst hier aan.
• Heb je een gegronde reden om bezwaar te maken, mail ons dan binnen die 14 dagen. Komen we er samen niet uit, dan kun je je pakket kosteloos en per direct opzeggen en laten we je gegevens wissen.
• Elke subverwerker krijgt dezelfde plichten als wij in deze overeenkomst. Doet een subverwerker het niet goed, dan blijven wij tegenover jou verantwoordelijk.

7. Hoe we je gegevens beveiligen

• Versleuteling: alle verbindingen lopen via https. Wachtwoorden bewaren we alleen als hash (scrypt), nooit leesbaar. Codes en tokens van koppelingen bewaren we versleuteld (AES-256-GCM), en een AI collega krijgt ze nooit te zien.
• Toegang beperken: elk bedrijf ziet alleen zijn eigen gegevens. Een AI collega leest alleen in systemen die een beheerder voor zijn afdeling aanzet, en een gewoon lid ziet alleen de afdelingen waar hij bij hoort. Bij onze servers kunnen alleen wij, met een persoonlijke sleutel.
• Akkoordkaart: alles wat iets verandert of naar buiten gaat, zoals een mail, factuur of bestelling, wacht op akkoord van iemand in je team, tenzij je dat voor een geplande taak zelf hebt uitgezet.
• Alleen lezen: zet je een koppeling op alleen lezen, dan kan een AI collega daar niets veranderen. Dat dwingen we af in Shareboard zelf, niet alleen met een afspraak.
• Back-ups: elke nacht een back-up van de database, op dezelfde servers in de EU. Na uiterlijk 8 weken verwijderen we ze.
• Geen training: we laten alleen AI-aanbieders toe die je gegevens niet gebruiken om modellen te trainen.

We passen deze maatregelen aan als de stand van de techniek of de risico's daarom vragen, en maken ze nooit zwakker.

8. Als het misgaat: datalekken

Ontdekken we een datalek dat jouw gegevens raakt, dan melden we dat zonder onredelijke vertraging, en uiterlijk binnen 36 uur, aan de beheerders van je account. We vertellen wat er is gebeurd, om welke gegevens en hoeveel mensen het gaat, wat de gevolgen kunnen zijn en wat we doen om het op te lossen. Weten we nog niet alles, dan sturen we de rest zodra we het weten. Jij beslist of je het meldt bij de Autoriteit Persoonsgegevens of de Gegevensbeschermingsautoriteit en aan de betrokkenen; wij helpen je daarbij.

9. Hulp bij jouw plichten

Vraagt iemand jou om inzage, correctie, verwijdering of overdracht van zijn gegevens, dan helpen we je om dat op tijd te regelen. Komt zo'n verzoek bij ons binnen, dan sturen we het naar jou door. We helpen ook bij een gegevensbeschermingseffectbeoordeling (DPIA) en een voorafgaande raadpleging van de toezichthouder, als dat nodig is.

10. Controle

Je mag ons vragen aan te tonen dat we ons aan deze afspraken houden; we geven je dan de informatie die daarvoor nodig is. Is dat niet genoeg, dan mag een onafhankelijke deskundige met geheimhoudingsplicht het bij ons controleren, hooguit één keer per jaar en na een aankondiging van minstens 30 dagen. De kosten zijn voor jou, tenzij de controle laat zien dat wij ons niet aan deze afspraken hielden.

11. Aan het einde: teruggeven en wissen

Documenten download je zelf, als PDF, Word of Excel. Wil je de rest van je gegevens mee, zoals gesprekken en lijsten, vraag het ons dan; we sturen ze binnen 30 dagen in een gangbaar bestandsformaat. Vraag je ons alles te wissen, bij het opzeggen of los daarvan, dan wissen we je gegevens binnen 30 dagen, ook bij onze subverwerkers. Uit de back-ups verdwijnen ze daarna binnen 8 weken. Alleen wat we volgens de wet moeten bewaren, zoals onze facturen aan jou, houden we langer.

12. Gegevens buiten de Europese Economische Ruimte

We geven persoonsgegevens alleen door naar een land buiten de Europese Economische Ruimte als daarvoor een passende waarborg uit de AVG geldt, zoals een adequaatheidsbesluit of de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie. Wil je per subverwerker weten welke waarborg geldt, mail ons; je krijgt het binnen vijf werkdagen.

13. Overige afspraken

• Voor aansprakelijkheid geldt wat in artikel 7 van de voorwaarden staat.
• Spreken deze overeenkomst en de voorwaarden elkaar tegen over persoonsgegevens, dan geldt deze overeenkomst.
• Passen we deze overeenkomst aan, dan zetten we de datum bovenaan en mailen we de beheerders van je account minstens 14 dagen vooraf. We maken de bescherming van je gegevens daarbij nooit kleiner.
• Op deze overeenkomst is Nederlands recht van toepassing. Vragen: info@sixthseat.ai.

Bijlage: onze subverwerkers

Stand van 3 oktober 2026.

• Hetzner Online

  Wat

  Servers, database, opgeslagen bestanden en back-ups.

  Waarom

  Hier draait Shareboard en staan je gesprekken, documenten, lijsten en instellingen.

  Waar

  Gevestigd in Duitsland; servers in Helsinki (Finland), EU.

• OpenRouter, met de modelaanbieders erachter (onder meer Anthropic en Google)

  Wat

  Berichten, documenten en gegevens uit gekoppelde systemen die een AI collega op dat moment nodig heeft om te antwoorden.

  Waarom

  Toegang tot de AI-modellen. We laten alleen aanbieders toe die je gegevens niet gebruiken om modellen te trainen; dat staat vast in onze code.

• Pipedream

  Wat

  Koppelpartner voor inloggen bij externe systemen. Onthoudt dat jij toegang gaf en geeft de opdracht van een AI collega door aan dat systeem.

  Waarom

  Zodat je bij systemen als Gmail, Outlook en Exact inlogt op hun eigen inlogscherm. Je wachtwoord zien wij nooit.

• Resend

  Wat

  E-mailadres en naam van de ontvanger en de inhoud van onze mails.

  Waarom

  Verstuurt mail van Shareboard zelf: uitnodigingen, wachtwoordlinks en meldingen.

• Groq

  Wat

  Een ingesproken bericht, alleen als je de microfoonknop gebruikt.

  Waarom

  Zet je stem om in tekst. Wij bewaren de opname niet; alleen de tekst komt in het gesprek.

• TypeSafe

  Wat

  Een binnenkomend bericht en de opdracht van een AI collega.

  Waarom

  Beoordeelt of een melding iets met die opdracht te maken heeft, zodat een AI collega niet voor elk bericht aan het werk gaat.

Geen subverwerkers zijn de systemen die jij zelf koppelt, zoals Exact, Moneybird, AFAS, Gmail of je webshop. Die kies je zelf en daar heb je je eigen afspraken mee. Ook Mollie, dat de betaling van je pakket verwerkt, staat hier niet: dat is onze eigen administratie.