Privacyverklaring · bijgewerkt 4 november 2026

Wat we met je gegevens doen

Shareboard, onderdeel van The Sixth Seat (Arclinq, Nederland), is een dienst waarmee bedrijven AI medewerkers laten werken in hun eigen systemen. Dat kan alleen als we gegevens verwerken. Hieronder staat precies welke, waar en waarom, zonder juridisch omhaal.

Welke gegevens

• Je account: naam, e-mailadres, wachtwoord (versleuteld opgeslagen als hash, nooit leesbaar), eventueel een profielfoto.
• Je bedrijf in Shareboard: de naam van je bedrijf, het bedrijfsprofiel dat je invult, je AI medewerkers met hun werkwijze, gesprekken, documenten en bestanden die je uploadt.
• Koppelingen: welke systemen je hebt gekoppeld en wat een AI medewerker daar met jouw toestemming heeft opgehaald of klaargezet. Codes van onze eigen koppelingen (zoals AFAS) bewaren we versleuteld, zodat niemand ze kan lezen. Bij systemen als Gmail en Exact onthoudt onze koppelpartner alleen dat jij toegang gaf, niet je bedrijfsgegevens; je wachtwoord zien wij nooit.
• Gebruik: welke AI medewerker wanneer iets deed en hoeveel tegoed dat kostte, zodat we je pakket kunnen bijhouden.
• Wachtlijst: als je je op de wachtlijst zet, bewaren we je e-mailadres, je bedrijfsnaam en de AI medewerker die je kiest. Dat gebruiken we alleen om je te laten weten wanneer je kunt beginnen. We bewaren het tot je een account hebt, of hooguit 12 maanden. Wil je eraf, mail dan naar info@shareboard.eu.

Waar het staat

Onze servers en database staan bij Hetzner in Neurenberg (Duitsland), binnen de EU. Er is elke nacht een back-up; die bewaren we hooguit 8 weken. Wij verkopen geen gegevens en gebruiken je gegevens niet voor reclame.

Wat een AI medewerker leest, gaat op dat moment naar een AI-model via OpenRouter, met routering alleen binnen de EU. Je logt in op het inlogscherm van het systeem zelf (bijvoorbeeld Exact), via onze koppelpartner Pipedream. Die regelt alleen de verbinding en geeft de opdracht door. Pipedream onthoudt alleen dat jij toegang gaf, niet je bedrijfsgegevens. Je wachtwoord zien wij nooit. Hieronder staat wie wat doet.

Zet je meldingen op je telefoon aan, dan gaat een korte melding zonder klantgegevens versleuteld via de meldingendienst van je telefoon (Apple of Google).

Om support te geven en fouten op te lossen, kan Shareboard meekijken in je omgeving, zoals jij die ziet. We veranderen daarbij nooit iets, en elke keer dat we meekijken leggen we vast. Je sleutels en wachtwoorden zien we nooit.

Met wie we werken

• Hetzner (servers, Duitsland, EU): hier draaien de app en de database met je gesprekken en documenten.
• OpenRouter (routering alleen binnen de EU; toegang tot AI-modellen van onder meer Google en Anthropic): berichten en documenten die een AI medewerker nodig heeft om te antwoorden, onder een verwerkersovereenkomst. We laten alleen aanbieders toe die je gegevens niet gebruiken om modellen te trainen.
• Pipedream (koppelpartner voor Gmail, Exact, Moneybird en andere systemen): regelt alleen de verbinding en geeft de opdracht door. Pipedream onthoudt alleen dat jij toegang gaf, niet je bedrijfsgegevens; je gegevens blijven in de EU. Onze eigen koppelingen (zoals AFAS of e-Boekhouden) lopen niet via Pipedream; die codes bewaren wij versleuteld bij Hetzner.
• Resend (e-mail): verstuurt onze uitnodigingen, welkomstmail en wachtwoordlinks.
• Google Analytics (Google Ireland): alleen met jouw akkoord en alleen op de openbare site. Meet welke pagina's bezocht worden en waar bezoekers vandaan komen. Nooit in de app.
• Mollie (betalingen, Nederland, EU): verwerkt de betaling van je pakket, de maandelijkse afschrijving en bijstortingen. Mollie krijgt van ons de bedrijfsnaam, het e-mailadres van de eigenaar en het bedrag; je rekening- of kaartgegevens geef je rechtstreeks aan Mollie. Wij bewaren alleen of er een geldige machtiging is, niet je IBAN of kaartnummer.
• TypeSafe (filter bij meldingen): beoordeelt in een fractie van een seconde of een binnenkomend bericht iets met jouw opdracht te maken heeft, zodat je AI medewerker niet voor elk bericht aan het werk gaat. Routering alleen binnen de EU; het bewaart niets.
• Groq (spraak): zet een ingesproken bericht om in tekst, alleen als je de microfoonknop gebruikt. Wij bewaren de opname niet.

Voor jouw bedrijf zijn wij verwerker. De afspraken daarover, met wat elke partij hierboven doet en waarom, staan in onze verwerkersovereenkomst. Die geldt vanaf het moment dat je een account aanmaakt; je hoeft niets op te vragen of te ondertekenen.

Wat een AI medewerker wel en niet mag

Een AI medewerker leest alleen in systemen die jij gekoppeld hebt en die een beheerder voor hem heeft aangezet. Alles wat naar buiten gaat of iets verandert (een mail, een factuur, een bestelling) wacht op akkoord van iemand in je team, tenzij je dat voor een geplande taak uitdrukkelijk hebt uitgezet. Vraag Shareboard, de AI medewerker voor het hele bedrijf, verandert nooit iets. Vraagt een gewoon lid hem iets, dan kijkt hij alleen in de systemen van de AI medewerkers waar dat lid bij hoort. Alleen beheerders kunnen hem in alle gekoppelde systemen laten kijken.

Hoe lang

Zolang je account bestaat. Verwijder je iets, zoals een document, dan is het weg uit de app en na uiterlijk 8 weken ook uit de back-ups. Zeg je je pakket op, dan ga je terug naar Gratis en blijft je account met alles erin bestaan; we wissen niets vanzelf. Wil je dat we alles wissen, zeg dat bij het opzeggen of mail ons; dan wissen we alles binnen 30 dagen. Een proefomgeving uit de rondleiding wordt na 24 uur automatisch verwijderd.

Jouw rechten

Je mag je gegevens inzien, laten corrigeren, laten verwijderen of meenemen (documenten kun je zelf downloaden als PDF, Word of Excel). Mail naar info@shareboard.eu; we reageren binnen vijf werkdagen. Vind je dat we niet goed met je gegevens omgaan, dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens in Nederland. Zit je in België, dan kan dat ook bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA).

Cookies

Shareboard gebruikt geen advertentiecookies. We bewaren in je browser wat nodig is om ingelogd te blijven en een paar voorkeuren (bijvoorbeeld of het taakbord open staat). Geef je op de site akkoord, dan meten we met Google Analytics hoe bezoekers de openbare site gebruiken: welke pagina's en waar ze vandaan komen. Dat gebeurt nooit in de app en zonder advertentiefuncties. Je keuze wijzig je altijd via "Cookies" onderaan de site.

Contact

Shareboard, onderdeel van The Sixth Seat (Arclinq, KvK 81486421, btw NL003567985B58). Vragen over privacy: info@shareboard.eu.