Privacyverklaring · bijgewerkt 22 september 2026

Wat we met je gegevens doen

Shareboard is een dienst van Arclinq (Nederland) waarmee bedrijven AI-collega's laten werken in hun eigen systemen. Dat kan alleen als we gegevens verwerken. Hieronder staat precies welke, waar en waarom, zonder juridisch omhaal.

Welke gegevens

• Je account: naam, e-mailadres, wachtwoord (versleuteld opgeslagen als hash, nooit leesbaar), eventueel een profielfoto.
• Je workspace: de naam van je bedrijf, het bedrijfsprofiel dat je invult, je agents en hun instructies, rooms, berichten, documenten en bestanden die je uploadt.
• Koppelingen: welke systemen je hebt gekoppeld en wat een agent daar met jouw toestemming heeft opgehaald of klaargezet. Sleutels van eigen koppelingen bewaren we versleuteld (AES-256); OAuth-tokens van catalogussystemen bewaart onze koppelingspartner, niet wij.
• Gebruik: welke agent wanneer een beurt deed en hoeveel dat kostte, zodat we je abonnement kunnen bijhouden.

Waar het staat

Onze servers en database staan bij Hetzner in Helsinki (Finland), binnen de EU. Er is een dagelijkse back-up die 14 dagen bewaard blijft. Wij verkopen geen gegevens en gebruiken je gegevens niet voor reclame.

Met wie we werken

• Anthropic (AI-modellen): berichten en documenten die een agent nodig heeft om te antwoorden, onder een verwerkersovereenkomst. Je gegevens worden niet gebruikt om modellen te trainen.
• Pipedream (koppelingen met Gmail, Exact, Moneybird en andere systemen): regelt het inloggen bij die systemen en bewaart de toegangstokens; wij zien alleen wat een agent ophaalt of klaarzet.
• Resend (e-mail): verstuurt onze uitnodigingen, welkomstmail en wachtwoordlinks.
• TypeSafe (filter bij meldingen): beoordeelt in een fractie van een seconde of een binnenkomend bericht iets met jouw opdracht te maken heeft; bewaart niets.

Met elk van deze partijen is of wordt een verwerkersovereenkomst gesloten. Vraag ernaar via info@shareboard.eu.

Wat een agent wel en niet mag

Een agent leest alleen in systemen die jij gekoppeld hebt en die een beheerder voor die agent heeft aangezet. Alles wat naar buiten gaat of iets verandert (een mail, een factuur, een bestelling) wacht op akkoord van iemand in je team, tenzij je dat voor een geplande taak uitdrukkelijk hebt uitgezet. De Hoofdagent mag in alle gekoppelde systemen kijken, maar nooit iets veranderen.

Hoe lang

Zolang je workspace bestaat. Verwijder je een room, agent of document, dan is het weg uit de app en na uiterlijk 14 dagen ook uit de back-ups. Zeg je je workspace op, dan verwijderen we alles binnen 30 dagen. Een proefworkspace uit de rondleiding wordt na 24 uur automatisch verwijderd.

Jouw rechten

Je mag je gegevens inzien, laten corrigeren, laten verwijderen of meenemen (documenten kun je zelf downloaden als PDF, Word of Excel). Mail naar info@shareboard.eu; we reageren binnen vijf werkdagen. Vind je dat we niet goed met je gegevens omgaan, dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Cookies

Shareboard gebruikt geen advertentiecookies en geen trackers van derden. We bewaren in je browser alleen wat nodig is om ingelogd te blijven en een paar voorkeuren (bijvoorbeeld of het taakbord open staat).

Contact

Shareboard, een dienst van Arclinq. Vragen over privacy: info@shareboard.eu.